L'Accompagnement Numérique sur mesure racontée par un coach

L’ambition de l’accompagnement numérique sur mesure est d’impulser une dynamique de transition numérique auprès des petites collectivités : communes de moins de 5 000 habitants et EPCI de moins de 15 000 habitants.

Vous êtes intéressé par ce programme mais vous vous demandez comment cet accompagnement se déroule concrètement ?

Valentin Labit, coach depuis octobre 2022 dans le Sud-Est de la France nous raconte son expérience et répond aux questions les plus fréquemments posées.

#1. En quelques mots, une fois qu’une commune ou un EPCI est sélectionné.e, comment se déroule son accompagnement ?

1. Convention

   Lorsqu'une commune est sélectionnée, elle commence par signer une convention avec l'Incubateur des territoires. À ce stade, je n'interviens pas directement.

2. Mise en relation

   Ensuite, la commune est mise en relation avec un coach, tel que moi, afin de fixer une date pour notre premier rendez-vous en visioconférence. En général, la commune désigne une personne référente chargée de suivre le projet tout au long de la démarche.

3. Cadrage

   Lors du premier rendez-vous, appelé cadrage, nous nous présentons et échangeons avec la commune sur ses besoins. Nous clarifions également le déroulement de l'accompagnement.

   Une fois cette première étape réalisée, nous passons à la mise en place de l'immersion. Il s'agit d'une visite d'une journée dans les locaux de la commune, au cours de laquelle nous rencontrons les personnes concernées par les besoins préalablement identifiés. Ces entretiens individuels, ou en petits groupes, peuvent inclure des agents municipaux ainsi que des citoyens, en fonction de la nature des besoins.

   Lors de cette étape, nous encourageons la commune à mobiliser autant de personnes que possible pour les entretiens, dans la mesure du raisonnable. L'objectif est de recueillir les besoins d'un maximum de personnes. Chaque entretien dure généralement environ une heure, mais la durée peut varier en fonction du nombre de personnes impliquées. Parfois, nous pouvons également effectuer des démonstrations informatiques pour illustrer des difficultés ou d'autres aspects, en fonction de la situation.

4. Point d'étape

   Après une première analyse des retours de l'immersion, nous organisons un point d'étape avec le référent de la commune. Ce point, d'une durée d'environ une heure, vise à présenter l'analyse et la priorisation des besoins issus de l'immersion.

5. Restitution

   Lors de cette étape, nous présentons un livrable final à la commune. Ce document comprend les besoins identifiés, les solutions pouvant être mises en place pour y répondre, ainsi qu'un plan d'action pour la mise en œuvre de ces solutions. La séance de restitution dure généralement entre une et deux heures, en fonction du nombre de participants. C'est l'occasion de répondre à toutes les questions et d'expliquer certains points qui pourraient ne pas être clairs.

6. Le suivi

   Une fois la restitution effectuée, notre travail est terminé, mais nous restons néanmoins en contact avec la commune, que ce soit pour répondre à de nouveaux besoins ou proposer de nouveaux outils. L'idée est de maintenir une relation d'échange et de prendre des nouvelles régulièrement.

#2. Combien de temps faut-il compter entre le dépôt de candidature et la mise en place du diagnostic sur mesure établi par le coach ?

Le temps peut varier entre le dépôt du dossier et la signature de la convention. Cela dépend de la mise en relation avec la commune et du temps nécessaire pour effectuer le diagnostic. En moyenne, cela prend environ deux mois.

#3. Cet accompagnement s’appelle “L’accompagnement numérique sur mesure”, que signifie le “sur mesure” de façon très concrète ?

L'aspect "Sur Mesure" fait référence à tous les temps d'échanges, d'écoute, d'observation et d'immersion que nous réalisons auprès des communes. Notre objectif est de répondre aux besoins spécifiques dans leurs contextes et au regard des moyens disponibles. Nous n'appliquons pas une recette de cuisine standardisée à chaque fois, mais nous construisons une analyse approfondie de ce qui est nécessaire et de ce qui peut fonctionner pour la commune ou la communauté de communes.

#4. Une des étapes clés du programme est votre présence physique au sein de la structure accompagnée durant 1 ou plusieurs jour(s), qu’est-ce que cela apporte à la fois pour la commune ou l’EPCI accompagné.e et pour toi en tant que coach ?

Un truc évident, mais dans un premier temps, ça crée du lien. Déjà, pour la commune, cela lui permet de constater qu'il y a de vraies personnes qui sont là pour écouter ses besoins et pour y répondre. Cela permet également, je pense, de rassurer sur le dispositif en l'humanisant, car on met un visage sur l'Incubateur des territoires.

Ensuite, un point qui est utile tant pour moi que pour la commune, c'est d'avoir une meilleure compréhension de ce dont on parle. Par là, j'entends les personnes que l'on rencontre, les lieux, les équipements, etc. Tout devient beaucoup plus concret.

Enfin, dernier point, et là c'est plus personnel, c'est la possibilité de découvrir de nouveaux endroits et de rencontrer de nouvelles personnes. Pouvoir échanger avec toutes sortes de professions dans différentes régions, c'est génial.

#5. Qui sont les interlocuteurs avec qui tu échanges lors de ces rencontres physiques ?

Les personnes que je rencontre peuvent vraiment être tout le monde, de la secrétaire de mairie à l'habitant, en passant par le policier municipal et bien sûr le maire. Toutes les personnes qui peuvent être concernées de près ou de loin par les besoins que nous souhaitons adresser.

#6. En quoi l’accompagnement est-il accessible à des agent.e.s et/ou élu.e.s pas ou peu à l’aise avec le numérique ?

Je pense qu'il est important de comprendre le niveau des échanges que nous avons avec les agents et les élus. Les questions que nous posons concernent leurs missions, les difficultés qu'ils rencontrent et les attentes qu'ils pourraient avoir. C'est très concret une fois de plus. De même, dans la proposition de solutions, nous parlons simplement avec des présentations fonctionnelles des outils. Nous expliquons ce que cela permet, ce que cela ne permet pas, si c'est facile à utiliser, etc.

L'idée est de parler du numérique comme d'une solution à un besoin, rien de plus.

D'ailleurs, à mon sens, l'accompagnement a d'autant plus de sens pour les personnes qui ne sont pas à l'aise avec ces sujets.

#7. Peux-tu nous citer quelques exemples de problèmes concrets auxquels font face des communes et EPCI que tu as pu rencontrer et quelles solutions leur as-tu proposées ?

Un exemple qui revient très souvent est la gestion du cimetière. Parfois, elle est effectuée sur papier, parfois avec un logiciel, mais celui-ci peut être compliqué à utiliser. Pour cela, nous proposons souvent un outil assez performant appelé Open Cimetière, qui est un logiciel libre dédié à cette gestion et qui est plutôt simple à utiliser.

Un autre sujet que nous rencontrons fréquemment concerne la communication. Quels canaux utiliser, comment toucher tout le monde, quels outils utiliser, etc. La réponse à cela dépend du contexte. J'essaie d'abord de comprendre comment la communication est actuellement réalisée, car cela peut être dû à plusieurs facteurs tels que le niveau de langage ou l'inadaptation des outils. Parfois, nous proposons même des solutions non numériques pour répondre à ce type de besoin.

Ensuite, il y a la mise à disposition des salles, qui nécessite des conventions et la gestion des clés, par exemple. Pour cela, du fait de la récurrence du problème sur ces sujets, l'Incubateur propose une solution très adaptée appelée Espace sur Demande.

Ce ne sont là que quelques besoins que nous rencontrons plus fréquemment, mais il y en a pleins d’autres.

#8. Selon toi, quels sont les principaux atouts d’être accompagné par ce programme de l’Incubateur des territoires ?

Premièrement, il s'agit de se rassurer concernant le sujet du numérique. Parfois, cela peut susciter des craintes, mais justement, ce programme offre l'occasion d'aborder le sujet de manière simple et accompagnée.

Un autre point important c’est la découverte, toujours dans cette idée de réassurance, c’est intéressant de voir les potentialités offertes par le numérique. Les nouveaux services que ça peut amener ou la simplification que cela permet.

Enfin, c'est l'occasion d'établir des liens avec l'Incubateur des territoires et son écosystème, afin de pouvoir échanger même après l'accompagnement.

#9. Quels sont les retours récurrents que te partagent les communes et EPCI une fois qu’ils/elles ont été accompagné.e.s ?

Au risque de paraître hypocrite, je n'ai jamais reçu de retours négatifs concernant le programme. Il est entièrement gratuit et permet de faire une analyse approfondie des besoins, de prendre connaissance de solutions facilement mobilisables et, la plupart du temps, de réaliser des économies en les mettant en place. Il est donc difficile pour les communes de ne pas être satisfaites.

Pour les communes de moins de 5 000 habitants et EPCI de moins de 15 000 habitants c’est un outil super adapté.

#10. Une fois le diagnostic et la recommandation établis, comment se passe le “après” ?

Après notre intervention, l'idée est de laisser les communes mobiliser elles-mêmes les solutions. Nous simplifions au maximum la marche à suivre, mais c'est à elles de mettre en place les actions.

Nous prenons régulièrement des nouvelles et proposons de nouveaux outils lorsque quelque chose de pertinent pour elles émerge.

Avec certaines communes, nous maintenons un lien étroit, et si elles le souhaitent, elles peuvent tester en avant-première certains services. Notre niveau de présence dépend des souhaits de la commune, nous pouvons être assez présents ou les laisser autonomes selon leurs préférences.

#11. As-tu une anecdote d’un de tes accompagnements à partager ?

Donner une anecdote précise c’est difficile, mais ce que j'apprécie particulièrement, c'est le moment avant le point de cadrage, lorsque j'attends que la personne se connecte et que je relis le prédiagnostic rempli par la commune. J'ai quelques informations, mais concrètement, je ne sais pas qui je vais rencontrer ni quels sont ses besoins, et tout cela se déroule dans un endroit que je n'ai jamais visité. C'est à chaque fois le début d'une nouvelle "aventure" et ça c’est très cool.

Pour en savoir plus sur l'Accompagnement numérique sur mesure, rendez-vous sur la page dédiée ou écrivez directement un mail à l’adresse suivante : deploiement@anct.gouv.fr